Die Stelle
0301Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
02Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und ihrer Teams
03Koordination administrativer Abläufe
04Korrespondenz sowie Pflege von Ablagen, Daten und Dokumentationen
05Mithilfe bei der Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen für Gäste)
06Beschaffung von Bürobedarf
07Personaladministration
08Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
09Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
10Erstellung von Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen, Arbeitszeugnissen, etc.
11Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r)
12Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
13Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
14Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
15Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)
