CommunicationTime managementAdministrative supportAttention to detailMS OfficeProblem SolvingorganizationCollaborationProject SchedulingLogistical planningKoordinationDiscrétion
Sprachen
Deutsch
Französisch
Aufgaben
Führung und Koordination eines Teils der Agenda der Direktorin in enger Abstimmung mit der Hauptassistentin
Organisation von Terminen, Sitzungen und Besprechungen
Empfang und Betreuung von Besucherinnen, Besuchern sowie Gästen
Vorbereitung von Sitzungsräumen und Sicherstellung der erforderlichen Logistik (Reservationen, Material, Catering usw.)
Aufbereitung und Bereitstellung von Unterlagen für Termine und Sitzungen
Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten sowie administrativen Verzeichnissen
Unterstützung der Hauptassistentin bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpersonen in organisatorischen Belangen
Anforderungen
ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Genauigkeit
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in hektischen Situationen den Überblick zu behalten
flexible, selbstständige und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit
professionelles Auftreten und stilsichere Kommunikation auf unterschiedlichen Hierarchieebenen
Freude an der Zusammenarbeit im Team
sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel und Teams
gute Deutsch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift
Technologien
Microsoft OutlookMicrosoft ExcelMicrosoft Teams
Vorteile
Es erwartet Sie eine vielseitige und verantwortungsvolle Assistenzfunktion in einem spannenden Umfeld.
Freuen Sie sich auf abwechslungsreiche Aufgaben, ein professionelles Arbeitsumfeld sowie die Möglichkeit, Ihre organisatorischen und administrativen Stärken gezielt einzubringen und weiterzuentwickeln.
