Proaktive Unterstützung des CEOs in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen Koordination und Überwachung von Fristen, Pendenzen und geschäftskritischen Aufgaben Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen und wichtigen Dokumenten Unterstützung bei Vertragsunterzeichnungen, Beglaubigungen und administrativen Genehmigungsprozessen Organisation und Koordination von Verwaltungsrats-, Management- und Stakeholder-Meetings Schnittstellenfunktion zu Verwaltungsratsmitgliedern, Investoren, Rechtsberatern, Behörden und weiteren externen Partnern Pflege und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen sowie regulatorischen Unterlagen Koordination von Rechnungsfreigaben und Zahlungsprozessen Unterstützung im Cashflow-Monitoring sowie bei investitionsbezogenen Administrationsaufgaben Zusammenarbeit mit Buchhaltungs-, Steuer- und Finanzdienstleistern Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen Fachspezialisten Kommunikation mit Banken, Versicherungen und externen Dienstleistern Betreuung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit Gesellschaften und Behörden im In- und Ausland Mitarbeit und Koordination von bereichsübergreifenden Projekten Unterstützung im Facility Management von Geschäfts- und Wohnliegenschaften Koordination externer Partner und Dienstleister Bearbeitung von physischen und digitalen Dokumentenablagen Empfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und Veranstaltungen Verwaltung eines komplexen und internationalen Terminkalenders Organisation von Geschäftsreisen inklusive Transport, Unterkunft und Reiserouten Unterstützung bei ausgewählten persönlichen Angelegenheiten des CEOs Koordination verschiedener privater und geschäftlicher Termine Unterstützung des CEOs in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit hoher Vertraulichkeit
Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit anspruchsvollem Stakeholder-Umfeld und globaler Präsenz.
