Administrative & Back Office Coordinator (h/f/d) 100% at Jobup (Lausanne, VD, Switzerland) | Careerkit Jobs
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Jobup·Biotechnology/Healthcare·Lausanne, Vaud
Administrative & Back Office Coordinator (h/f/d) 100%
RolePart-time · Permanent · Mid · Administration
LogisticsOn-site · 100%
How you match
01
Skills
02
Time managementCommunicationDocument managementStakeholder engagementOrganizational skillsHuman ResourcesBackofficeAdministrative process improvementAttention to detailPublic finance managementGeneral AdministrationLaw Office Management
Languages
EnglishFrench
The role
03
01Gérer les activités quotidiennes d'administration et de back-office, y compris les registres de l'entreprise, les contrats et la documentation interne
02Traiter et suivre les factures, dépenses et paiements et préparer la documentation pour la comptabilité, les services fiduciaires et la déclaration de la TVA suisse
03Soutenir l'administration des ressources humaines et coordonner l'intégration et la sortie des employés, y compris les accès, le matériel et la documentation
04Assurer le bon fonctionnement du bureau et coordonner les fournisseurs, achats, équipements, maintenance et prestataires externes
05Soutenir la direction avec les réunions, la planification, l'organisation des déplacements et la coordination générale
06Maintenir à jour le contenu du site web, les présentations et les supports de l'entreprise et soutenir LinkedIn ainsi que d'autres canaux de communication
07Surveiller les délais, tâches ouvertes, contrats et sujets administratifs en cours, en veillant à ce que rien ne soit oublié
Requirements
↳Vous avez de l'expérience en administration, back office, comptabilité, gestion de bureau ou un rôle similaire
↳Vous possédez une bonne connaissance pratique de la facturation, des dépenses, de la comptabilité et du suivi des coûts
↳Vous avez de l'expérience avec l'administration des ressources humaines et l'intégration des employés
↳Vous êtes à l'aise avec Excel ou Google Sheets et maîtrisez les outils numériques
↳Vous êtes structuré, proactif, autonome et attentif aux détails, capable de gérer plusieurs sujets simultanément
↳Vous avez de solides compétences en anglais écrit et oral ; le français est fortement souhaité
↳Une expérience dans une startup, biotech, medtech, santé ou environnement technique est un avantage, mais pas indispensable
Benefits
＋Un poste varié et polyvalent couvrant l'administration, les finances, les ressources humaines, la gestion de bureau et la communication
＋Un haut niveau d'autonomie et de responsabilité, avec la possibilité de façonner activement les processus et les flux de travail
＋Une collaboration directe avec la direction et un large éventail d'intervenants internes et externes
＋Un rôle transversal central offrant une vision sur différents domaines de l'entreprise
＋Un environnement de travail dynamique et moderne à Lausanne
＋La possibilité d'apporter vos propres idées et d'améliorer les processus administratifs
＋Un rôle où votre organisation, fiabilité et initiative ont un impact direct sur l'entreprise
