The role
03Financial Administration & Accounting
- Oversee daily accounting transactions across payables, receivables, and ledger activities.
- Review and process supplier invoices, employee expenses, and payment instructions.
- Perform account reconciliations and investigate discrepancies where required.
- Contribute to monthly and annual closing activities.
- Maintain accurate and well-organized financial records and supporting documentation.
Reporting, Budgeting & Compliance
- Assist in the preparation of annual budgets, forecasts, and financial planning activities.
- Produce financial reporting packages and management summaries.
- Monitor budget performance and highlight key variances.
- Support external audits and coordinate with accounting, tax, and advisory partners.
- Help ensure compliance with relevant accounting standards, VAT obligations, and regulatory requirements.
Business Operations & Administration
- Coordinate administrative activities supporting the smooth running of the office.
- Manage supplier relationships, service agreements, and procurement-related activities.
- Support employee administration, payroll coordination, and documentation processes.
- Maintain operational procedures, templates, and internal systems.
- Assist with the planning and coordination of meetings and governance activities.
Contracts, Governance & Process Improvement
- Maintain contract files and monitor agreement renewals and obligations.
- Support internal compliance initiatives and governance requirements.
- Coordinate insurance, statutory documentation, and corporate records.
- Contribute to strengthening internal controls and operational best practices.
- Identify opportunities to improve workflows, automate routine tasks, and enhance efficiency.
Data Management & Business Support
- Ensure data quality across finance and operational platforms.
- Develop reports and insights to support decision-making.
- Participate in systems enhancements and implementation projects.
- Provide general support on operational initiatives and continuous improvement activities.
01Überwachung der täglichen Buchhaltungstransaktionen über Verbindlichkeiten, Forderungen und Hauptbuchaktivitäten.
02Überprüfung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen, Mitarbeiterausgaben und Zahlungsanweisungen.
03Durchführung von Kontenabstimmungen und Untersuchung von Abweichungen, wo erforderlich.
04Beitrag zu monatlichen und jährlichen Abschlussaktivitäten.
05Pflege genauer und gut organisierter Finanzunterlagen und unterstützender Dokumentation.
06Unterstützung bei der Erstellung von Jahresbudgets, Prognosen und finanziellen Planungsaktivitäten.
07Erstellung von Finanzberichterstattungspaketen und Managementzusammenfassungen.
08Überwachung der Budgetleistung und Hervorhebung wichtiger Abweichungen.
09Unterstützung externer Prüfungen und Koordination mit Buchhaltungs-, Steuer- und Beratungspartnern.
10Hilfe bei der Sicherstellung der Einhaltung relevanter Rechnungslegungsstandards, Mehrwertsteuerverpflichtungen und regulatorischer Anforderungen.
11Koordination administrativer Aktivitäten zur Unterstützung des reibungslosen Ablaufs des Büros.
12Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, Dienstleistungsverträgen und beschaffungsbezogenen Aktivitäten.
13Unterstützung der Mitarbeiterverwaltung, Lohnabrechnung und Dokumentationsprozesse.
14Pflege betrieblicher Verfahren, Vorlagen und interner Systeme.
15Hilfe bei der Planung und Koordination von Meetings und Governance-Aktivitäten.
16Pflege von Vertragsakten und Überwachung von Vereinbarungserneuerungen und -verpflichtungen.
17Unterstützung interner Compliance-Initiativen und Governance-Anforderungen.
18Koordination von Versicherungen, gesetzlichen Dokumentationen und Unternehmensunterlagen.
19Beitrag zur Stärkung interner Kontrollen und betrieblicher Best Practices.
20Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung von Arbeitsabläufen, Automatisierung routinemäßiger Aufgaben und Steigerung der Effizienz.
21Sicherstellung der Datenqualität über Finanz- und Betriebsplattformen.
22Entwicklung von Berichten und Erkenntnissen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung.
23Teilnahme an Systemverbesserungen und Implementierungsprojekten.
24Allgemeine Unterstützung bei betrieblichen Initiativen und kontinuierlichen Verbesserungsaktivitäten.
