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Description du poste : Organiser le secrétariat des gérants techniques, notamment prendre et transmettre les messages du groupe, organiser le flux des documents, tenir les échéanciers et classer les dossiers, effectuer la correspondance et son classement, gérer les agendas Prendre en charge les demandes de travaux d’entretien courant des locataires et émettre les bons travaux. Assurer le suivi de l’exécution et le contrôle de la facturation par les entreprises, opérer les saisies informatiques y relatives Assister le Gérant technique dans les demandes et le suivi des offres, également dans la gestion en interne de l’entretien des locaux, et établir les tableaux comparatifs nécessaires Établir la correspondance liée au recouvrement des frais de remise en état des locaux endommagés par les locataires, en cours de bail, ou suite à un état des lieux de sortie, et vérifier les encaissements des sommes dues, en coordination avec le service de comptabilité Opérer les saisies informatiques, notamment celles liées aux abonnements et aux contrats d’entretien, aux entreprises spécifiques, aux objets en gérance Gérer tous les aspects administratifs liés aux travaux (logiciel immobilier Quorum, OnBase, Tayo)
