The role
03Executive Assistant Geschäftsführung & Verwaltungsrat
01Vorausschauende Organisation und Koordination des Arbeitsalltags der Geschäftsführung
02Planung, Priorisierung und laufende Pflege von Terminen, Kalendern und Zeitfenstern
03Koordination der Termine des Verwaltungsrats sowie Führung der Jahres- und Sitzungsplanung
04Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
05Erstellung von Traktandenlisten, Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen und Sicherstellung einer rechtzeitigen Dokumentation
06Präzise Protokollierung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
07Dokumentation und konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben, Fristen und Pendenzen
08Triage und Priorisierung eingehender E-Mails und Anfragen sowie Vorbereitung oder selbstständige Beantwortung von Korrespondenz
09Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Briefings, Präsentationen, Berichten und Managementinformationen
10Durchführung inhaltlicher Vorabklärungen und Recherchen zu betrieblichen, organisatorischen und strategischen Fragestellungen
11Koordination und verlässliche Kommunikation mit Abteilungsleitungen, internen Fachstellen, Behörden, Auftraggebern und weiteren externen Partnern
12Einholung relevanter Informationen bei internen Stakeholdern sowie strukturierte und verständliche Verdichtung für die Geschäftsführung
13Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung strategischer sowie bereichsübergreifender Projekte
14Übernahme eigener Koordinations- und Verbesserungsprojekte im Auftrag der Geschäftsführung
15Identifikation offener Punkte, Risiken und Entscheidungsbedarfe sowie frühzeitige Eskalation
16Professionelle Ablage und Verwaltung vertraulicher Führungs- und Verwaltungsratsunterlagen
17Gezielter Einsatz von KI für Recherchen, Zusammenfassungen, Korrespondenz, Sitzungsunterlagen, Analysen und effizientere Arbeitsabläufe
18Laufende Suche nach Möglichkeiten, die Geschäftsführung organisatorisch und inhaltlich zu entlasten und ihr die Konzentration auf die wesentlichen Führungsaufgaben zu ermöglichen
