Administration / Sekretariat Senior (m w d)

Position

Vollzeit

Festanstellung

Senior

Administration

Konditionen

Horw, Schweiz

Anforderungen

EU/EFTA-Bewilligung

Sprachen

Deutsch C2

Englisch B1

Beschreibung

Du verantwortest administrative und organisatorische Abläufe mit direktem Einfluss auf Kunden, Geldflüsse und externe Stellen. Konkret bedeutet das unter anderem:

Bearbeitung und Koordination eingehender Anfragen von Kunden, Partnern und Behörden
Terminorganisation und Kalenderkoordination für die Geschäftsleitung
Erstellung, Versand und Ablage von Rechnungen
Kontrolle offener Rechnungen und Nachverfolgung von Zahlungseingängen
Unterstützung bei Mahnungen, Inkasso und Betreibungen
Organisation von Versand, Transporten, Rücksendungen und Zollabwicklungen
Kommunikation mit Speditionen und Logistikpartnern
Pflege von Dokumenten, Verträgen und Ablagestrukturen
HR nahe Administration wie Löhne, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Pensen sowie An und Abmeldungen
Systempflege in CRM, Aufgaben und HR Systemen
Unterstützung bei Sanierungsmassnahmen und Restrukturierung einer verbundenen Unternehmung

Aufgaben

You are responsible for administrative and organizational processes with direct influence on customers, cash flows, and external parties.
Processing and coordinating incoming inquiries from customers, partners, and authorities.
Organizing appointments and coordinating calendars for management.
Creating, sending, and filing invoices.
Controlling open invoices and following up on payments.
Supporting reminders, collections, and enforcement.
Organizing shipping, transport, returns, and customs clearance.
Communicating with freight forwarders and logistics partners.
Maintaining documents, contracts, and filing structures.
HR-related administration such as salaries, working hours, absences, and registrations.
Maintaining systems in CRM, tasks, and HR systems.
Supporting restructuring measures of an associated company.

Anforderungen

Extensive experience in administration, secretarial work, or commercial organization.
Confident handling of invoices, documents, and deadlines.
Experience in contact with customers, partners, or external parties.
Structured working method in digital systems.
Very good German in spoken and written form.
English skills sufficient for communication in daily work.
General education and life experience are highly desired.
Openness to new tools, including the pragmatic use of AI in daily work.

Vorteile

Clear role without embellishment.
Direct influence on operational business.
Short decision-making paths.
No corporation, no politics.
Work that has visible impact.

Unternehmen

Sebotics

Robotics

Kontakt

thomas.holenstein@sebotics.com