Assistent/in der Leitung Zentrum für Lehre und Professionsentwicklung (ZLP) sowie der Studiengangsleitung BSc (30%)

Position

Temporär

Befristet

Entry

Administration

Konditionen

St.Gallen, Switzerland

Hybrid

30%

Anforderungen

Berufsausbildung

Sprachen

Deutsch C1

Beschreibung

Ihre Aufgaben

Administrative und organisatorische Unterstützung der Leitung ZLP und der Studiengangsleitung BSc im operativen Tagesgeschäft

Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops und weiteren Gremien, inkl. Protokollführung

Termin- und Kalenderkoordination sowie Organisation von Besprechungen und lehrbezogenen Veranstaltungen

Administrative Mitarbeit in Projekten zur Weiterentwicklung der Lehre, insbesondere in den Bereichen Studiengangsevaluation, Curriculumsentwicklung und weiteren OST-internen Projekten

Unterstützung bei der Kommunikation sowie Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses ins Kollegium

Betreuung des E-Mail-Postfachs der Studiengangsleitung

Administrative Abwicklung eingehender Bewerbungsdossiers für den Bachelorstudiengang Soziale Arbeit

Pflege, Strukturierung und laufende Aktualisierung von Dokumentationen und digitalen Ablagesystemen im Bereich der Lehre.

Erstellung und Aufbereitung von Prozessen, Daten, Statistiken und Entscheidungsgrundlagen für den Bereich Lehre

Aufgaben

Administrative and organizational support for the ZLP management and BSc program management
Planning, coordination, and preparation of meetings, workshops, and other committees, including minute-taking
Scheduling and calendar coordination as well as organizing meetings and teaching-related events
Administrative involvement in projects for the further development of teaching
Support in communication and ensuring a smooth flow of information to the faculty
Managing the email inbox of the program management
Administrative processing of incoming application dossiers for the Bachelor's program in Social Work
Maintaining, structuring, and continuously updating documentation and digital filing systems in the field of teaching
Creating and preparing processes, data, statistics, and decision-making bases for the teaching area

Anforderungen

Completed commercial training or a comparable qualification
Professional experience in an assistant or administrative role, ideally in a higher education or educational environment
Knowledge of processes in the higher education sector and in the context of study and teaching is an advantage
Very good Microsoft 365 user skills, especially Outlook, Word, Excel, and PowerPoint
Experience in project collaboration or support
Independent, structured, and responsible working style with strong organizational skills
Enjoyment of working with numbers and a good understanding of data and evaluations
Reliable and committed personality with a solution-oriented mindset and very good communication skills
Fluent German in spoken and written form

Technologien

Microsoft 365

Vorteile

Modern employment conditions and a workplace directly at St.Gallen main station
Future-oriented areas of activity in a dynamic higher education environment and belonging to a collegial and dynamic team
Either work model option 1: two presence days of about 5 hours each (preferably Monday and Wednesday or Monday and Thursday) and on the remaining workdays managing the email inbox of the program management and handling urgent matters at home (about 1 hour per day) or work model option 2: three presence days of about 3.5 hours each and on the remaining workdays managing the email inbox of the program management and handling urgent matters at home (about 1 hour per day)

Unternehmen

OST – Ostschweizer Fachhochschule

Education

Die OST - Ostschweizer Fachhochschule ist eine interkantonale und interstaatliche Fachhochschule mit Standorten in Buchs, Rapperswil-Jona und St.Gallen. Mit exzellenten Bachelor- und Masterstudiengängen sowie Weiterbildungen auf der Höhe der Zeit bilden wir zukunftsorientierte Fach- und Führungskräfte aus. Im Bereich der anwendungsorientierten Forschung und Entwicklung sowie Dienstleistungen gehören wir national zu den führenden Institutionen.

Kontakt

Peter Büsser