The role
03Relevant du Directeur Général, l'Assistant de bureau jouera un rôle clé dans le maintien d'un lieu de travail efficace, organisé et accueillant. Agissant comme point de contact central pour les employés, visiteurs et partenaires externes, ce poste combine coordination de bureau, soutien administratif et gestion des installations.
01Servir de premier point de contact pour les employés, visiteurs, fournisseurs et appels entrants.
02Assurer le bon fonctionnement quotidien de l'environnement de bureau.
03Gérer les fournitures de bureau, la papeterie et l'équipement de travail.
04Coordonner les demandes de maintenance, les services de nettoyage, les prestataires de messagerie et autres fournisseurs liés au bureau.
05Superviser l'accès à la sécurité, les allocations de parking et l'administration générale des installations.
06Veiller à ce que les espaces de bureau restent professionnels, organisés et pleinement opérationnels.
07Fournir un soutien administratif complet au Directeur Général.
08Coordonner les calendriers, réunions et arrangements de voyage.
09Préparer des présentations, rapports, correspondances et documents commerciaux.
10Soutenir divers départements dans les tâches administratives et organisationnelles.
11Maintenir des systèmes de classement précis et les archives de l'entreprise.
12Effectuer la saisie de données et la gestion documentaire selon les besoins.
13Gérer les relations avec les prestataires de services externes et les fournisseurs.
14Aider à la révision des factures et au suivi administratif du budget.
15Surveiller les dépenses liées au bureau et soutenir les initiatives de contrôle des coûts.
16Assurer le traitement en temps voulu des demandes liées au bureau et aux installations.
17Organiser les réunions internes et les rendez-vous externes.
18Coordonner les déplacements professionnels, l'hébergement et la logistique associée.
19Soutenir la planification et l'exécution des événements d'entreprise et des activités d'équipe.
20Assurer une gestion efficace des salles de réunion et des dispositions d'accueil.
21Gérer le courrier entrant et sortant, les colis et les livraisons de messagerie.
22Coordonner la communication avec les parties prenantes internes et externes.
23Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme.
