ASAP - Receptionist / Administrative Assistant (m/w/d) 50-60%

Poste

Temps partiel

Durée déterminée

Entry

Administration

Modalités

Zürich, Zurich

60%

Exigences

1+ ans d'exp.

Formation professionnelle

Permis UE/AELE

Compétences

Research skillsAdministrative supportMS OfficeEnglish proficiencyExpense processingDatabase administrationPowerPoint presentation creationDocument managementReceptionLaw Office ManagementContract draftingGerman Language

Langues

Anglais

Allemand

Description

Reception & Office Support

Erste Anlaufstelle für interne und externe Kontakte sowie professionelle Betreuung von Besuchern und Gästen
Übernahme sämtlicher Empfangstätigkeiten und Unterstützung des täglichen Office Managements
Organisation, Vor- und Nachbereitung von Kundenmeetings
Unterstützung bei der Planung und Koordination von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
Eigenständige Bearbeitung eingehender E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
Übernahme von Stellvertretungen innerhalb des Teams während Ferienabwesenheiten

Administrative Support

Koordination von Terminen sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
Pflege und Aktualisierung von Kontaktlisten und Datenbanken
Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Präsentationen und weiteren Geschäftsdokumenten
Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung sowie administrativen Tracking-Prozessen
Mithilfe bei der Erstellung von Vertragsunterlagen und Pflege interner Systeme
Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Unterstützung bei diversen administrativen Aufgaben und Projekten im Tagesgeschäft

Responsabilités

Erste Anlaufstelle für interne und externe Kontakte sowie professionelle Betreuung von Besuchern und Gästen
Übernahme sämtlicher Empfangstätigkeiten und Unterstützung des täglichen Office Managements
Organisation, Vor- und Nachbereitung von Kundenmeetings
Unterstützung bei der Planung und Koordination von Geschäftsreisen und Veranstaltungen
Eigenständige Bearbeitung eingehender E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
Übernahme von Stellvertretungen innerhalb des Teams während Ferienabwesenheiten
Koordination von Terminen sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern
Pflege und Aktualisierung von Kontaktlisten und Datenbanken
Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Präsentationen und weiteren Geschäftsdokumenten
Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung sowie administrativen Tracking-Prozessen
Mithilfe bei der Erstellung von Vertragsunterlagen und Pflege interner Systeme
Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Unterstützung bei diversen administrativen Aufgaben und Projekten im Tagesgeschäft

Exigences

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
1-3 Jahre Erfahrung am Empfang, in der Administration, Office Coordination oder einer ähnlichen Funktion
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Erfahrung innerhalb eines Corporate-, Beratungs-, Professional-Services- oder vergleichbaren Umfelds von Vorteil
Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere PowerPoint
Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
Hohe Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Hohe Serviceorientierung sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
Teamfähigkeit, Flexibilität und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet

Technologies

Microsoft OfficePowerPoint

Avantages

Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position im Herzen der Organisation mit direktem Einfluss auf den täglichen Geschäftsbetrieb
Internationales und professionelles Arbeitsumfeld mit ausgeprägter Servicekultur
Engagiertes und kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen
Flexibles 60%-Pensum, verteilt auf einzelne Arbeitstage oder mit einem fixen freien Tag pro Woche (Mittwoch)

Entreprise

Michael Page

Business Services

Unser Kunde ist ein international tätiges Beratungsunternehmen mit einem exzellenten Ruf und einer starken globalen Präsenz. Für den zentral gelegenen Standort in Zürich suchen wir eine motivierte, dienstleistungsorientierte und flexible Persönlichkeit, die das Corporate Services Team im Rahmen eines Teilzeitpensums unterstützt.