The role
03L’assistant.e administratif.ve basé.e physiquement sur le site de Sion, assure en priorité la gestion opérationnelle, logistique et administrative du site, garantissant le bon fonctionnement quotidien de l’agence.
01Gestion du site (prioritaire): Gestion administrative et secrétariat du site
02Gestion quotidienne : des appels téléphoniques du site, du courrier entrant et sortant, de la boîte mail générique de l’agence
03Distribution, traitement et suivi des courriers (factures, rappels, documents urgents)
04Retrait et gestion des courriers recommandés (procuration nominative)
05Interface rapide et fiable avec les bons interlocuteurs internes (chefs de projet, direction, finance, etc.)
06Appui ponctuel aux communications institutionnelles (vœux de fin d’année, correspondances)
07Gestion logistique et opérationnelle du site: Gestion des locaux et des équipements : accès, badges, clés, postes de travail, salles de réunion et espaces temporaires
08Gestion des fournitures : inventaire et suivi des stocks (bureaux, cafétéria), commandes et mise à disposition
09Suivi du matériel de chantier et équipements
10Prise en charge de la maintenance courante : petites réparations, traitement des dysfonctionnements, coordination et suivi des prestataires externes (ménage, maintenance ponctuelle)
11Contribution à la sécurité et au bon ordre du site
12Accueil et rôle d’interface locale: Accueil ponctuel des clients, partenaires et visiteurs
13Interface locale avec les acteurs externes, notamment l’administration cantonale
14Contribution à la visibilité et à l’ancrage régional de WSP en Valais
15Assistance administrative aux équipes projets locales : mise en forme et gestion de documents, gestion des signatures, suivi administratif des mandats
16Appui aux dossiers d’offres : mise en forme des documents, constitution des dossiers lors des rendus
17Appui à la veille des appels d’offres valaisans
18Suivi administratif des inscriptions sur les listes cantonales d’aptitude et de participation liées aux marchés publics
19Support aux processus internes WSP (outils, circuits de validation, pratiques)
