The role
03En tant que **Coordinateur·trice de programme**, vous jouerez un rôle essentiel dans la planification, l'organisation et la coordination des programmes et événements de la Fondation. Vous assurerez le suivi des différentes étapes des projets, de leur préparation à leur évaluation, en collaboration avec les équipes internes, les bénévoles, les intervenants et les partenaires. Vous veillerez à la bonne coordination des aspects logistiques, administratifs et organisationnels, tout en garantissant une communication fluide entre les différentes parties prenantes. Ce poste, à la fois varié et dynamique, vous permettra de contribuer activement au rayonnement de la mission de la Fondation et à la réussite de ses programmes.
01Participer à l-élaboration et à la mise en œuvre de la planification, des calendriers et des budgets des événements.
02Collaborer avec les équipes internes, notamment celles chargées de la communication et de l-accueil, afin d-harmoniser les objectifs et le contenu des événements.
03Participer aux réunions du comité des événements, suivre les calendriers et les étapes clés, et veiller à ce que les suivis soient assurés.
04Rédiger les comptes-rendus si nécessaire ou veiller à la bonne documentation.
05Coordonner la logistique avec le comité des événements, en gérant les listes d-intervenants.
06Collaborer avec l'équipe de l'hospitalité (pour les événements à Caux) et des prestataires externes (pour les événements à Genève) afin d'organiser les chambres, la restauration, le matériel audio-visuel, les transports, les formulaires d'inscription et l'hébergement.
07Centraliser et fournir les informations sur le programme et les intervenants à l'équipe de communication pour la publication numérique et les présentations.
08Coordonner avec l'équipe de communication pour gérer la stratégie de promotion de l'événement, y compris les invitations, la planification sur les réseaux sociaux et les besoins en supports promotionnels.
09Suivre la participation en coordonnant les inscriptions et en surveillant les confirmations de présence avec les équipes de l'hospitalité et de la communication.
10S'assurer que tous les supports de l'événement (signalétique, programmes, badges et articles promotionnels) sont préparés en collaboration avec les équipes de l'hospitalité et de la communication.
11Superviser la mise en place, les inscriptions et la gestion des problèmes afin d-assurer un bon déroulement.
12Coordonner avec le personnel de l'événement, les bénévoles et les intervenants afin de garantir un déroulement fluide.
13Coordonner les installations audio-visuelles et les salles avec les prestataires.
14Gérer la coordination sur place, y compris les horaires de l'événement, la mise en place et les changements de dernière minute.
15Coordonner les interprètes.
16Mener des évaluations post-événement pour recueillir les commentaires et identifier les axes d'amélioration.
17Aider à la rédaction de rapports sur les résultats de l'événement, y compris les pourcentages de participation, les performances financières et la satisfaction des participants et des intervenants.
18Coordonner la facturation et la consolidation.
