* Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO in einer absoluten Vertrauensposition
* Breites internationales Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung
## About Our Client ##
Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit anspruchsvollem Stakeholder-Umfeld und globaler Präsenz. Für die direkte Unterstützung des CEOs suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant / Personal Assistant to CEO.
## Job Description ##
* Proaktive Unterstützung des CEOs in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
* Koordination und Überwachung von Fristen, Pendenzen und geschäftskritischen Aufgaben
* Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen und wichtigen Dokumenten
* Unterstützung bei Vertragsunterzeichnungen, Beglaubigungen und administrativen Genehmigungsprozessen
* Organisation und Koordination von Verwaltungsrats-, Management- und Stakeholder-Meetings
* Schnittstellenfunktion zu Verwaltungsratsmitgliedern, Investoren, Rechtsberatern, Behörden und weiteren externen Partnern
* Pflege und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen sowie regulatorischen Unterlagen
* Koordination von Rechnungsfreigaben und Zahlungsprozessen
* Unterstützung im Cashflow-Monitoring sowie bei investitionsbezogenen Administrationsaufgaben
* Zusammenarbeit mit Buchhaltungs-, Steuer- und Finanzdienstleistern
* Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen Fachspezialisten
* Kommunikation mit Banken, Versicherungen und externen Dienstleistern
* Betreuung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit Gesellschaften und Behörden im In- und Ausland
* Mitarbeit und Koordination von bereichsübergreifenden Projekten
* Unterstützung im Facility Management von Geschäfts- und Wohnliegenschaften
* Koordination externer Partner und Dienstleister
* Bearbeitung von physischen und digitalen Dokumentenablagen
* Empfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und Veranstaltungen
* Verwaltung eines komplexen und internationalen Terminkalenders
* Organisation von Geschäftsreisen inklusive Transport, Unterkunft und Reiserouten
* Unterstützung bei ausgewählten persönlichen Angelegenheiten des CEOs
* Koordination verschiedener privater und geschäftlicher Termine
* Unterstützung des CEOs in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit hoher Vertraulichkeit
## The Successful Applicant ##
* Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Vertrauensfunktion auf C-Level-Ebene
* Nachweisbare Erfahrung in einem internationalen und komplexen Unternehmensumfeld
* Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Professioneller Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern, Verwaltungsräten, Investoren, Behörden und externen Beratern
* Erfahrung im Vertragsmanagement, in regulatorischen Prozessen sowie in gesellschaftsrechtlichen und administrativen Themen von Vorteil
* Gute Kenntnisse in finanziellen und administrativen Prozessen, insbesondere Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Budget-/Cashflow-Koordination
* Hohe Diskretion, Loyalität und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
* Organisationsstarke, strukturierte und lösungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
* Gültiger Führerausweis Kat. B
## What's on Offer ##
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Quote job ref
JN-072026-7072233
Job Function
Office & Management Support
Specialisation
PA
Industry
Business Services
Where
St. Gallen
Contract Type
Permanent
Job Reference
JN-072026-7072233
