Sachbearbeiter*in Administration (40%)

Role

Part-time

Permanent

Entry

Administration

Logistics

Basel, Switzerland

40%

Requirements

Vocational

EU/EFTA permit

Skills

Email managementSelf-organizationWordExcelMS OfficeData EntryMicrosoft TeamsEnglish (C1)Technical supportEvent architecturesGeneral AdministrationGerman Language

Languages

German C2

English B2

Description

Ihre Aufgaben

Allgemeine Administration
Betreuung des Haupt-E-Mail-Accounts, Bearbeitung von Nutzer*innenanfragen (E-Mail/Telefon/Schalter), Kursadministration Front-Office (Abmeldungen, Wartelisten), Verwaltung einer persönlichen Bargeldkasse, Postbearbeitung sowie Büromaterialverwaltung.

Support Sportbereiche 1 & 2
Kontrolle der Kursausschreibungen, Mail-Versand von Informationsschreiben an Teilnehmende sowie Teilnehmenden-Listen an Kursleitende, Kursabsagen.

Support Querschnittsbereiche in definierten administrativen Aufgaben
Verantwortung für Datenerfassung z.H. Teilnahmestatistik, Verwaltung von Hallenschlüsseln und Notfallapotheken der Kursleitenden.

Zulassung & Sportausweise
Auskunft und Abklärung zur Teilnahmeberechtigungen, Ausstellung von Sportausweisen, Aktualisierung des Zulassungsreglements.

Ihre Nebenaufgabe
Administration des Seminar- und Freizeithauses «Zschokke-Haus»
Entgegennahme von Belegungsanfragen, Verwaltung der Reservationen, Belegungspläne und Abrechnungen.

Responsibilities

General administration
Support for sports areas 1 & 2
Support for cross-sectional areas in defined administrative tasks
Issuance of sports passes
Administration of the seminar and leisure house 'Zschokke-Haus'

Requirements

Commercial training (EFZ) or comparable qualification with professional experience in administration
High self-organization and a structured, service-oriented working method
Team player, especially in cross-hierarchy collaboration
Very good German skills (native) and secure English skills (at least B2 level)
Solid knowledge of MS Office (Word, Excel) and possibly MS Teams
Affinity for sports and interest in an academic environment

Tech stack

MS OfficeMS Teams

Benefits

A permanent, service-oriented part-time position (40%)
Defined processes and interfaces
Daily routine and support tasks
Collaboration with a well-coordinated, collegial team
Employment conditions and social benefits according to university guidelines

Company

Universität Basel

Education

Der Universitätssport Basel bietet ein vielfältiges und freiwilliges Sport- und Bewegungsangebot in über 120 Disziplinen und einem eigenen Fitnesscenter. Jährlich nutzen über 8.000 Studierende, Mitarbeitende und weitere Teilnahmeberechtigte unsere Angebote.