Du möchtest nicht nur dein Wissen und Erfahrung im HR und Finanz- sowie Adminbereich einsetzen, sondern auch dein Organisationstalent und Vorliebe fürs Schreiben in verschiedenen Sprachen? Ist deine Passion der Business Operationsbereich, du liebst ein vielseitiger Job, in einem dynamischen Team, wo du deine Kenntnisse fortlaufend erweitern und vertiefen kannst? Dann ist diese Rolle wie für dich gemacht. Sogema Software ist ein führender Schweizer Anbieter für smarte Softwarelösungen im Enteprise Asset, Facility-, und Immobilien Management. Wir verbinden Technik, Wirtschaft und IT zu ganzheitlichen, praxisnahen Lösungen für unsere Kunden in Industrie, öffentlichen Institutionen und Dienstleistungsunternehmen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, selbständige und organisationsstarke Persönlichkeit. HR, Finance & Admin Specialist (70–100%) (a) Deine Aufgaben In dieser vielseitigen Drehscheibenfunktion sorgst du für einen reibungslosen Ablauf unserer administrativen, finanziellen und organisatorischen Prozesse. Office Management & Administration Verantwortung für die Telefonzentrale und allgemeine Korrespondenz Betreuung der zentralen Geschäftsmailbox Empfang und Betreuung von Kunden, Partnern und Gästen Termin- und Kalenderkoordinationen Organisation von Sitzungen, Workshops, Kundenbesuchen und Firmenevents Verwaltung von Büromaterial, Marketingmaterial und Infrastruktur Pflege und Organisation von Projekt- und Geschäftsdokumentationen Projektmanagement Office Administrative und organisatorische Entlastung der Projektleiter Bearbeitung von Sonderaufgaben und internen Projekten Unterstützung bei internen Optimierungs- und Digitalisierungsinitiativen Sales & Marketing Support Unterstützung des Vertriebsteams bei Offerten und Ausschreibungen Pflege von CRM- und Kundendaten Unterstützung bei Marketingkampagnen und Events Mitarbeit bei der Erstellung von Social-Media-Beiträgen und Content Pflege und Aktualisierung der Unternehmenswebsite Unterstützung im Produkt- und Employer Branding HR-Administration HR-Administration entlang des gesamten Employee Life Cycles Unterstützung bei Rekrutierungen und Bewerbermanagement Erstellung von Arbeitsverträgen, Bestätigungen und Zeugnissen Verwaltung von Ferien-, Abwesenheits- und Personaldaten Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender Koordination von Weiterbildungen und Personalunterlagen Finanz- und Rechnungswesen Kontierung, Erfassung und Prüfung von Kreditoren- und Debitorenrechnungen nach dem KMU-Kontenplan und Zahlungen erfassen (ca. ½ Tag im Monat) Monatliche Fakturierung von Projekten, Lizenzen und Dienstleistungen (ca. 2 Tage im Monat) Das bringst du mit Kaufmännische Grundausbildung EFZ und betriebswirtschaftliche Weiterbildung auf Stufe HF/FH Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion, in einem KMU, im IT-Bereich, Ingenieurbüro oder Beratungsunternehmen, welche im Projektbusiness tätig ist Versiert in der Kontierung von Lieferantenrechnungen und der HR-Administration sowie Rekrutierung im kaufmännischen/technischen Bereich Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, ERP und KI-Apps Stilsicheres Deutsch C2, Französisch C1 und Englisch C1 Kenntnisse werden täglich angewendet Selbständige, strukturierte und exakte Arbeitsweise Hohe Dienstleistungsorientierung und Organisationsgeschick Affinität für digitale Systeme und moderne Arbeitsprozesse Das bieten wir Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Funktion Breites Aufgabenspektrum mit viel Eigenverantwortung Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung Moderne Arbeitsmittel inkl. KI die täglich im Einsatz ist und uns unterstützt Flexible Arbeitszeiten und 5 Wochen Ferien (bei schlauem Zeitmanagement bis zu 8 Wochen) Überdurchschnittliche Sozialleistungen (im BVG werden mehr % einbezahlt, UVG, NBU und KTG werden geschenkt) Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen Ein motiviertes und kollegiales Team, das motiviert und überregional sehr gut zusammenarbeitet, einander hilft und sich freut neue Teammitglieder willkommen zu heissen Zentral gelegener Arbeitsplatz mit einem modernen Büro und S-Bahnhaltestelle hinter dem Gebäude Du willst dich im Business Operationsbereich in einem dynamischen KMU tagtäglich in den obengenannten Bereichen in drei Sprachen einbringen und etwas bewirken? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Für diese Position werden nur Direktbewerbungen akzeptiert. (a) Wir wenden uns an alle. Wir leben Diversität, lieben international und sind gegen jegliche Diskriminierung.