Le poste
03Assistant(e) de direction / gestionnaire en bureau d’architectes.
01Point de contact principal de la fiduciaire.
02Centraliser, classer et transmettre chaque mois l’ensemble des éléments nécessaires à la fiduciaire (TVA, impôts, charges sociales, factures, justificatifs…) ;
03Suivre et payer les notes de frais ;
04Assurer le suivi des demandes du bureau et leur bonne résolution.
05Gestion du pôle administratif : 1 collaboratrice
06Remplir et tenir à jour le tableau de suivi mensuel des chiffres, de la trésorerie, de la facturation ;
07Créer et émettre les factures selon les éléments validés ;
08Conserver et classer les contrats ;
09Gérer la base documentaire.
10Identifier les mouvements inhabituels et alerter immédiatement la direction ;
11Rechercher les justificatifs correspondant aux opérations ;
12Préparer les virements pour validation par la direction.
13Être le point de convergence administrative des salariés et des responsables et répondre aux demandes d’information ;
14Collecter les variables de paie : absences, congés, primes,… ;
15Réaliser les paies des 25 collaborateurs avec le support de la fiduciaire ;
16Suivre les heures des collaborateurs, gestion des heures supplémentaires ;
17Suivre arrivée / départ des collaborateurs, les périodes d’essai, centraliser les documents nécessaires aux embauches ;
18Tenir les dossiers individuels des salariés : conserver les contrats de travail et documents RH ;
19Effectuer les démarches auprès de la SUVA, l’assurance-maladie…et suivre les dossiers.
20Centraliser les informations provenant de la direction et des responsables de pôle ;
21Redistribuer les demandes aux bons interlocuteurs ;
22Préparer des synthèses et rapports pour la direction : recherches documentaires… ;
23Préparer et tenir à jour les différents tableaux de suivi ;
24Tenir un calendrier des échéances importantes ;
25Relancer les salariés, responsables, fournisseurs, banques, fiduciaire, assureurs et avocats ;
