Digital Office Manager:in; 70-80%

Aufgaben

• Verantwortung für zentrale administrative Prozesse und deren steter Automatisierung inkl. Evaluation und Einsatz von KI-Tools zur Effizienzsteigerung
• Jahres-Terminplanung, Koordination übergreifender Termine der Geschäftsleitung, Agendamanagement des Geschäftsführers sowie Erstellung pragmatischer Protokolle und Dokumentationen ausgewählter Schlüsselmeetings
• Steuerung wiederkehrender Führungs- und Planungsprozesse, Konsolidierung von Geschäfts-Unterlagen und -Dokumentationen sowie Pendenzenmanagement
• Organisation von Event-Formaten für die Führungscrew sowie Unterstützung der Unternehmenskommunikation bei Mitarbeitendenanlässen
• Koordination zentraler Corporate Services Aufgaben, externer Facility-Management-Dienstleister sowie administrative Unterstützung der Unternehmenskommunikation

Anforderungen

• Mehrjährige Berufserfahrung (mind. 3–5 Jahre) in einer ähnlichen Funktion (Aus- oder Weiterbildung im Bereich digitales Office Management von Vorteil)
• Freude am Hinterfragen von Prozessen und pragmatische Umsetzung von deren Verbesserungen
• Digitale Denkweise sowie Begeisterung für den sinnvollen Einsatz von Automatisierungen und KI
• Selbständige Verantwortungsübernahme, zielgerichtetes Vorantreiben und Abschliessen von Themen sowie verbindliches und durchsetzungsstarkes Auftreten gegenüber Führungskräften
• Bereitschaft, operative Routineaufgaben zu übernehmen und diese laufend zu vereinfachen oder zu automatisieren